Wie werkt die nieuwe collega eigenlijk in?

Een nieuwe medewerker begint op de inpakafdeling. Zijn ervaren collega laat zien hoe hij een omdoos moet opzetten en sluiten. Hij legt uit hoe de doos wordt gevouwen, waar de producten in komen en hoe hij controleert of de doos goed gesloten is.

De volgende dag staat de nieuwe medewerker bij een andere collega. Die vertelt uitgebreid waar hij op moet letten als de doos niet goed sluit, maar besteedt nauwelijks aandacht aan het vouwen. Dat is voor hem zo vanzelfsprekend dat hij er eigenlijk niet meer bij stilstaat.

Op de derde dag volgt weer een andere uitleg. Deze collega vindt vooral het werktempo belangrijk en laat zien hoe hij de handeling zo snel mogelijk uitvoert.

Drie ervaren collega’s die hun werk goed kennen. Alle drie willen ze de nieuwe medewerker helpen. Toch heeft hij na drie dagen nog steeds geen volledig beeld van wat hij moet doen, waar hij op moet letten en waarom. Herkenbaar?

Het hoort bij je functie

Bij veel bedrijven staat het gewoon in de functieomschrijving: het inwerken en begeleiden van nieuwe medewerkers. En daar is niets mis mee. Het is logisch dat ervaren medewerkers hun kennis en vaardigheden overdragen aan nieuwe collega’s.

Maar wat betekent dat eigenlijk, een collega inwerken?

Moet de medewerker vooral laten zien hoe hij zelf werkt? Verwacht je dat hij een nieuwe collega stap voor stap instructie geeft? Moet hij ook beoordelen of iemand een handeling zelfstandig mag uitvoeren? En weet hij hoe hij moet reageren als de nieuwe medewerker iets niet begrijpt?

Dat zijn vragen waar niet altijd duidelijke afspraken over bestaan. Medewerkers pakken het inwerken daarom vaak naar eigen inzicht en vermogen aan. Ze doen hun best om nieuwe collega’s goed op weg te helpen, maar beschikken niet vanzelf over de vaardigheden om anderen iets aan te leren.

Goed zijn in je werk is iets anders dan je werk goed kunnen aanleren

Ervaren operators beschikken vaak over enorm veel vakkennis. Ze herkennen afwijkingen, weten waarom bepaalde controles nodig zijn en kunnen snel inschatten wat ze moeten doen als een proces anders verloopt dan verwacht.

Die ervaring heeft ook een keerzijde. Wie een handeling al jarenlang uitvoert, denkt vaak niet meer bewust na over iedere stap. Sommige stappen zijn zo vanzelfsprekend geworden dat ze vergeten die uit te leggen. Andere onderwerpen krijgen veel aandacht, bijvoorbeeld omdat ze daar zelf ooit tegen problemen aanliepen.

Zo krijgt een nieuwe collega vooral te horen wat de ervaren medewerker zelf belangrijk vindt. De volgende collega legt weer andere accenten. En niemand weet zeker of uiteindelijk alles aan bod is gekomen.

Begeleiden vraagt bovendien om aanvullende vaardigheden. Hoe schat je in hoeveel uitleg iemand nodig heeft? Wanneer geef je ruimte om te oefenen? Hoe geef je gerichte feedback? En hoe beoordeel je of iemand een handeling voldoende beheerst?

Dat zijn vaardigheden die je kunt leren.

Handvatten voor medewerkers die collega’s begeleiden

Bij Paulusse Bedrijfsopleidingen trainen we ervaren medewerkers die nieuwe collega’s inwerken. We noemen hen mentoren, maar bij bedrijven worden ook termen als buddy of praktijkopleider gebruikt.

Onze mentorentraining helpt hen om hun vakkennis goed over te dragen. Ze leren hoe ze duidelijke instructies geven, medewerkers begeleiden, feedback geven en beoordelen of iemand een handeling beheerst.

Ook besteden we aandacht aan verschillen in hoe mensen leren. De ene medewerker wil eerst veel informatie, terwijl een ander liever meteen gaat oefenen of kijkt hoe ervaren collega’s werken. Mentoren leren hoe ze kunnen ontdekken welke begeleiding iemand nodig heeft en daarop kunnen inspelen.

Het stellen van goede vragen is daarbij belangrijk. Want als iemand iets niet weet, is het verleidelijk om meteen het antwoord te geven. Terwijl je iemand vaak meer leert door hem zelf te laten nadenken.

Ik heb in de training geleerd door te vragen als iemand iets niet begrijpt, zodat hij zelf tot het antwoord komt. Ik zeg nu minder voor.

Reactie uit een eerdere evaluatie van de mentorentraining

En als inwerken niet in de functieomschrijving staat?

Soms wordt een medewerker gevraagd om nieuwe collega’s te begeleiden, simpelweg omdat hij zijn eigen werk zo goed doet.

Ook in dat geval is het belangrijk om duidelijk te maken wat er van hem wordt verwacht. Wat houdt de begeleidende rol precies in? Hoeveel tijd krijgt iemand ervoor? Waar kan hij terecht met vragen?

Er zijn trouwens ook medewerkers die zelf aangeven dat ze graag collega’s willen begeleiden. Zij zien het als een kans om hun kennis te delen, zich verder te ontwikkelen en meer verantwoordelijkheid te nemen. Soms vragen ze hun leidinggevende zelfs of ze een mentorentraining mogen volgen.

Ik vind het leuk om mijn kennis aan anderen over te dragen. Daarom wilde ik graag deze training volgen. Zo kan ik me blijven ontwikkelen.

Reactie uit een eerdere evaluatie van de mentorentraining

Bij Nutricia blijft het opleiden van mentoren doorgaan

Bij Nutricia in Haps werken we al jarenlang met werkplekopleidingen. Ervaren operators begeleiden hun collega’s bij het leren op de werkvloer. Voordat zij als mentor aan de slag gaan, volgen ze een mentorentraining van Paulusse Bedrijfsopleidingen.

Eenmaal opgeleide mentoren blijven natuurlijk niet allemaal voor altijd op dezelfde afdeling werken. Medewerkers veranderen van functie, er komen nieuwe collega’s bij en de behoefte aan begeleiding verschuift.

Daarom kijkt Nutricia regelmatig waar getrainde mentoren nodig zijn. Als er behoefte is aan nieuwe mentoren, verzorgen we opnieuw trainingen. Zo blijft er aandacht voor de begeleiding van nieuwe medewerkers, ook wanneer de organisatie verandert.

Maak van inwerken meer dan een taak op papier

Als het inwerken van nieuwe collega’s onderdeel is van een functie, hoort daar ook bij dat medewerkers weten wat die verantwoordelijkheid inhoudt en hoe ze die goed kunnen invullen.

Met duidelijke afspraken over wat iemand moet leren, voldoende tijd voor begeleiding en medewerkers die weten hoe ze kennis overdragen, wordt het inwerken minder afhankelijk van toevallig de juiste collega in de juiste dienst.

Het begeleiden van een nieuwe medewerker kan bij een functie horen. Goed begeleiden is een vaardigheid die aandacht verdient.

Bij Paulusse Bedrijfsopleidingen verzorgen we mentorentrainingen voor levensmiddelenbedrijven. We gebruiken een vaste, beproefde basis en stemmen de inhoud af op de manier waarop het bedrijf opleidt. Daarbij werken we met herkenbare praktijksituaties en filmpjes uit de eigen productieomgeving.

Wil je bespreken hoe jullie medewerkers beter kunnen toerusten voor het begeleiden van nieuwe collega’s? We denken graag met je mee.