Onmisbare kennis borgen voor specialistische functies

In veel bedrijven zijn er functies waarvan de taken en verantwoordelijkheden duidelijk vastliggen, zoals in de productie. Maar wat als de functie minder gestructureerd is en afhankelijk van specifieke expertise? Denk aan rollen zoals levensmiddelentechnoloog, monteur of laborant. Voor deze functies is een solide basiskennis aanwezig door een specifieke vooropleiding. Maar de echte waarde schuilt vaak in bedrijfsspecifieke kennis, opgebouwd door jarenlange ervaring.

Wat gebeurt er als de kennisdrager met pensioen gaat of vertrekt? Het risico op verlies van cruciale kennis is groot. Gelukkig kunnen wij helpen bij het vastleggen en borgen van deze kennis, zodat de organisatie blijft draaien, ook zonder de vertrouwde specialist.

Wat kunnen wij betekenen?

Bij functies die minder rechtlijnig zijn en waar veel vrijheid bestaat in de invulling, zien we vaak dat de taken in de loop der jaren gegroeid zijn. Soms zonder duidelijke functieomschrijving. Het takenpakket kan breed, complex en zelfs versnipperd zijn. Wij helpen bedrijven door:

• De functie te analyseren en de taken te ontrafelen.
• Bedrijfsspecifieke kennis vast te leggen, bijvoorbeeld in databases of handleidingen.
• Inwerkplannen en trainingsprogramma’s te ontwikkelen die nieuwe medewerkers helpen om snel en efficiënt op niveau te komen.

Dit is niet alleen belangrijk voor het behoud van kennis, maar ook om een soepele overgang te garanderen bij functiewisselingen.

Praktijkvoorbeeld: Zeelandia en de specialist procestechnologie

Bij Zeelandia staat men voor precies zo’n uitdaging. De functie van specialist procestechnologie, vervuld door Henk Dalebout, is door de jaren heen gegroeid tot een onmisbare spil binnen het bedrijf. Henk, met zijn jarenlange ervaring, fungeert als vraagbaak en kennisdrager. Maar zijn pensioen komt in zicht en daarmee ook het risico op het verlies van zijn unieke expertise.

Stap 1: De functie ontrafelen

Samen met Zeelandia hebben we eerst de functie in kaart gebracht. Welke taken horen écht bij de specialist procestechnologie? Welke taken zijn er in de loop der tijd bijgekomen als “extraatjes”? Door deze te identificeren, kon Zeelandia bepalen welke taken een opvolger wel of niet meteen moest oppakken.

Stap 2: Kennis vastleggen

Veel van Henks kennis over grondstoffen, recepturen en processen zat in zijn hoofd, zonder dat het goed gedocumenteerd was. Daarom hebben we samen bepaald welke kennis cruciaal is en waar deze te vinden moest zijn. Henk stelde een database samen met alle grondstoffen en hun eigenschappen. Voor een unieke testmethode, die Henk zelf heeft ontwikkeld, maakten we samen een instructievideo.

Stap 3: Inwerkplan en handleiding ontwikkelen

Om een soepele overdracht te garanderen, hebben we een uitgebreid inwerkplan gemaakt met:

• Overzicht van de belangrijkste taken en aandachtspunten.
• Een praktijkopdracht voor elke taak, zodat de nieuwe medewerker kan oefenen zonder risico op fouten.
• Een handleiding voor Henk, met tips en richtlijnen om zijn opvolger goed te begeleiden.

Resultaat

Dankzij deze aanpak is de kennis van Henk geborgd en staat Zeelandia sterk voor de toekomst. De nieuwe specialist kan binnenkort aan de slag met een goed plan, duidelijke richtlijnen en toegang tot alle benodigde informatie.

Waarom is dit belangrijk?

Functies zoals die van Henk zijn cruciaal voor bedrijven. Ze vormen de brug tussen kennis, ervaring en operationele processen. Het vastleggen van deze kennis voorkomt problemen bij functiewisselingen en zorgt ervoor dat bedrijven niet stilvallen. Wij zijn er om te helpen met praktische oplossingen en maatwerkprogramma’s, zodat kennis behouden blijft en nieuwe medewerkers succesvol kunnen instromen.

Wil je ook jouw specialistische kennis borgen?

Neem contact met ons op om te bespreken hoe wij jouw organisatie kunnen helpen bij het vastleggen van cruciale kennis en het ontwikkelen van een toekomstbestendig inwerkplan.